Kündigungsschreiben Arbeitgeber: So geht’s! (Gratisvorlage zum Downloaden)

Eine wichtige Voraussetzung für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber ist das Vorliegen eines rechtswirksamen Kündigungsschreibens. Soll ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen, stellt sich daher häufig die Frage, welche rechtlichen Anforderungen das Kündigungsschreiben des Arbeitgebers erfüllen muss, um wirksam zu sein. Immer wieder kommt es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber darüber, ob die formellen Anforderungen an ein Kündigungsschreiben überhaupt erfüllt sind. Selbst wenn die Kündigung gerechtfertigt und begründet ist, kann es vorkommen, dass das Arbeitsgericht gegen den Arbeitgeber entscheidet. Formale oder inhaltliche Fehler können deshalb zu einer kostspieligen Angelegenheit für den Arbeitgeber werden.

In diesem Artikel gehen wir näher auf das arbeitgeberseitige Kündigungsschreiben ein. Wir erläutern, welche formellen Anforderungen es erfüllen muss, weisen auf typische Fehlerquellen hin und stellen Personalverantwortlichen und Arbeitgebern eine kostenlose Vorlage für ein Kündigungsschreiben zum Download bereit.

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Was ist ein Kündigungsschreiben durch den Arbeitgeber?

Ein Kündigungsschreiben durch den Arbeitgeber ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer zukünftig beenden soll. Einseitig bedeutet, dass die Kündigung das Arbeitsverhältnis allein durch die Erklärung einer Vertragspartei, hier des Arbeitgebers, beendet. Eine Bestätigung der Kündigung durch den Arbeitnehmer ist daher grundsätzlich nicht erforderlich. Mit empfangsbedürftig ist gemeint, dass die Kündigung erst dann wirksam wird, wenn das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer rechtmäßig zugegangen ist.

Die Voraussetzungen für eine rechtmäßige Kündigung durch den Arbeitgeber regelt das Arbeitsrecht, insbesondere das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Kündigungsschutzgesetz (KSchG).

Welche Kündigungsfristen gelten für den Arbeitgeber?

Mit dem Zugang des Kündigungsschreibens beginnt auch die Kündigungsfrist, sofern es sich um eine ordentliche Kündigung handelt. Das Arbeitsverhältnis selbst endet jedoch erst mit Ablauf der Kündigungsfrist. Es ist deshalb sehr wichtig, dass der Arbeitgeber vor dem Ausspruch der Kündigung die richtige Kündigungsfrist bestimmt. Der Zeitpunkt, zu dem das Arbeitsverhältnis endet, bestimmt unter anderem auch darüber, wann sich der zu kündigende Arbeitnehmer bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden muss oder wann er eine neue Stelle antreten kann. 

Der Arbeitgeber muss dazu die im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbarten Kündigungsfristen einhalten. Fehlt eine vertragliche Regelung dazu, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen, die in § 622 BGB geregelt sind. Danach kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis grundsätzlich mit einer Frist von vier Wochen (28 Tagen) zum 15. oder zum Ende eines Monats kündigen (§ 622 Abs. 1 BGB). Die Kündigungsfrist verlängert sich jedoch mit der Dauer des Arbeitsverhältnisses.

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Der Arbeitgeber muss sich überlegen, wann der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheiden soll, um den rechtlich letzten Tag bestimmen zu können. Dazu muss er in den Arbeitsvertrag schauen, welche Kündigungsfristen dort geregelt sind. Wird dort auf das Gesetz verwiesen, gelten immer die oben genannten Regelungen. Diese Kündigungsfristen gelten übrigens auch, wenn im Vertrag nichts vereinbart ist. Gilt ein Tarifvertrag, ist dieser ebenfalls heranzuziehen.

Gut zu wissen: Der Beginn oder das Ende der Kündigungsfrist kann sowohl auf ein Wochenende als auch auf einen Feiertag fallen.

Formelle Anforderungen an ein Kündigungsschreiben durch den Arbeitgeber

Ein Kündigungsschreiben des Arbeitgebers muss verschiedene Formerfordernisse erfüllen, um rechtswirksam zu sein:

• Schriftform: Eine Kündigungserklärung muss gem. § 623 BGB immer schriftlich erfolgen, um rechtswirksam zu sein.
• Unterschrift der richtigen Person: Zur ordnungsgemäßen Schriftform gehört auch, dass der Arbeitgeber oder eine kündigungsberechtigte Person das Kündigungsschreiben eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet; möglich ist auch die Unterzeichnung mittels notariell beglaubigten Handzeichens (§ 126 Abs. 1 BGB).
• Name und Anschrift beider Parteien: Damit sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer eindeutig identifiziert werden können, müssen ihre Namen und Anschriften im Briefkopf des Kündigungsschreibens angegeben werden.
• Einhaltung der Kündigungsfrist: Der Arbeitgeber muss, wie erwähnt, die gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen berücksichtigen. 
• Ordnungsgemäße Kündigungserklärung: In der Kündigungserklärung muss eindeutig zum Ausdruck gebracht werden, dass der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beenden will. Sie darf keinen Raum für Interpretationen oder Missverständnisse lassen. Es empfiehlt sich deshalb, schon im Betreff das Wort „Kündigung“ zu erwähnen. Aus dem Schreiben muss auch eindeutig hervorgehen, zu welchem Zeitpunkt (konkretes Datum) das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Vertraglich vereinbarte oder gesetzliche Fristen sind hierbei zu berücksichtigen. Da es bei der Fristberechnung jedoch zu Fehlern kommen kann, sollte der Arbeitgeber immer hilfsweise „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ kündigen. Wie wichtig eine klare und eindeutige Formulierung im Kündigungsschreiben ist, zeigt auch ein aktuelles Urteil des LAG Hamm.
• Hinweis auf die Meldepflicht: Die Kündigung sollte einen Hinweis auf die Meldepflicht (§ 38 Abs. 1 SGB III) enthalten. Um eine Kürzung oder Sperrzeit des Arbeitslosengeldes zu vermeiden, sollte der gekündigte Arbeitnehmer darauf hingewiesen werden, dass er sich arbeitssuchend melden muss. Unterbleibt dieser Hinweis, führt dies zwar nicht zur Unwirksamkeit der Kündigung, kann aber rückwirkend einen Schadensersatzanspruch gegenüber dem Arbeitgeber begründen.
• Hinweis auf Resturlaub oder Überstunden: Es ist ratsam, im Kündigungsschreiben auch Bezug auf den verbliebenen Urlaubsanspruch bzw. die Abgeltung von Überstunden zu nehmen.
• Zugang der Kündigung: Da eine Kündigung eine empfangsbedürftige Willenserklärung ist, wird sie erst wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugeht (§ 130 Abs. 1 S. 1 BGB), das heißt, wenn sie in seinen Machtbereich gelangt und er die Möglichkeit hat, davon Kenntnis zu nehmen. Mit dem Zugang des Kündigungsschreibens des Arbeitgebers beginnt die Kündigungsfrist und die dreiwöchige Frist, innerhalb derer der Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage erheben kann (§ 4 KSchG).

Obwohl der Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung grundsätzlich begründen muss, sobald das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet, ist er nicht verpflichtet, im Kündigungsschreiben einen Kündigungsgrund anzugeben. Er muss also im Kündigungsschreiben nicht darlegen, ob er das Arbeitsverhältnis aus personenbedingten, verhaltensbedingten oder betriebsbedingten Gründen kündigt. Ausnahmen gelten unter anderem, wenn die Kündigung ein Ausbildungsverhältnis nach der Probezeit betrifft (§ 22 Abs. 3 Berufsbildungsgesetz (BBiG)) oder wenn der Tarifvertrag eine Begründung vorschreibt. Verlangt der Arbeitnehmer jedoch die Angabe des Kündigungsgrundes, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer diesen schriftlich mitzuteilen.

Gut zu wissen: Wird eine unwirksame Kündigung ausgesprochen, kann der betroffene Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Erhalt der Kündigung Kündigungsschutzklage gegen das Unternehmen erheben. An dieser Stelle ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass die übliche Klagefrist von drei Wochen gemäß § 4 S. 1 KSchG für den Arbeitnehmer nicht gilt, wenn der Arbeitgeber die Kündigung nicht schriftlich ausspricht. Denn diese Frist gilt nur für Kündigungen, die schriftlich erfolgen. Fehlt es an dieser Form, kann die Frist dementsprechend nicht beginnen und daher nicht versäumt werden.

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Kostenloser Download: Vorlage für ein Kündigungsschreiben für Arbeitgeber 

Ein gut formuliertes Kündigungsschreiben ist wesentlicher Bestandteil einer rechtssicheren Kündigung. Arbeitnehmer sind in Deutschland umfassend vor unwirksamen Kündigungen geschützt und es müssen eine Reihe wichtiger rechtlicher Voraussetzungen erfüllt sein, damit eine arbeitgeberseitige Kündigung im Streitfall vor dem Arbeitsgericht auch Bestand hat.

Nicht selten greifen Personalverantwortliche oder Arbeitgeber bei einer Kündigung auf eine Vorlage oder ein Muster zurück, um das Kündigungsschreiben rechtssicher zu verfassen. Dies setzt jedoch gewisse Rechtskenntnisse voraus, da ein Muster nicht ohne weiteres übernommen werden sollte, sondern immer an den Einzelfall des zu kündigenden Arbeitnehmers angepasst werden muss. 

Um dir die Arbeit ein wenig zu erleichtern, hat twinwin eine Vorlage für ein Kündigungsschreiben für Arbeitgeber in Deutschland erstellt, die du kostenlos herunterladen und an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Mit der twinwin-Vorlage stellst du sicher, dass

… das Kündigungsschreiben klar und präzise formuliert ist und keinen Raum für Interpretationen lässt.

… das Kündigungsschreiben den rechtlichen Anforderungen entspricht und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten minimiert wird.

… das Kündigungsschreiben individuelle Anpassungen hinsichtlich der Abgeltung von  Resturlaub und Überstunden zulässt.

Für welche Fälle ist die twinwin-Vorlage geeignet?

Die Vorlage von twinwin eignet sich für die fristgerechte Kündigung von Arbeitsverhältnissen. Sie kann auch für die ordentliche Kündigung von Arbeitsverhältnissen mit Werkstudenten, Minijobbern oder Teilzeitbeschäftigten verwendet werden.

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Wie passe ich eine Mustervorlage an die eigenen Anforderungen an?

Personalverantwortliche sollten eine Vorlage im Arbeitsrecht immer an den konkreten Anwendungsfall anpassen und darauf achten, dass die Vorlage den rechtlichen Vorgaben entspricht. Folgende Punkte sind deshalb wichtig, wenn eine Kündigungsvorlage für die eigene Personalarbeit übernommen wird:

• Die Kündigungsvorlage ist für den Anwendungsfall passend.
• Die Angaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer wurden ergänzt.
• Das Kündigungsschreiben enthält den Zeitpunkt, ab dem die Kündigung wirksam ist, bzw. den Hinweis auf eine Kündigung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.
• Das Kündigungsschreiben wurde von einer kündigungsberechtigten Person eigenhändig unterschrieben.

Falls im Anwendungsfall zutreffend: 

• Der Hinweis auf verbleibende Urlaubstage oder Überstunden ist enthalten und wurde angepasst.
• Der Hinweis auf die Rückgabe der Arbeitsmittel ist enthalten.
• Der Hinweis auf die Meldepflicht ist enthalten.
• Der Hinweis auf die ordnungsgemäße Anhörung des Betriebsrats vor Ausspruch der Kündigung ist enthalten.

Tipp: Die twinwin-Vorlage für ein Kündigungsschreiben enthält hilfreiche Kommentare für die Anpassung an den Einzelfall. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann sich darüber hinaus auch anwaltlich unterstützen lassen, zum Beispiel durch einen twinwin-Partneranwalt.

Typische Fehler bei der Erstellung eines Kündigungsschreibens

Inhaltliche oder formelle Fehler in einer Kündigung erhöhen das Risiko, dass eine Kündigungsschutzklage gegen den Arbeitgeber vor dem Arbeitsgericht Erfolg hat. Daher sollte der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben vor Aushändigung bzw. Zustellung an den Arbeitnehmer auf inhaltliche und formelle Fehler überprüfen bzw. von Arbeitsrechtsexperten überprüfen lassen. Denn solche Fehler können den Arbeitgeber teuer zu stehen kommen. Ist die Kündigung wegen eines Form- oder Inhaltsfehlers unwirksam, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in der Regel den Lohn weiterzahlen. Auch wenn beispielsweise zwischenzeitlich ein zweites rechtswirksames Kündigungsschreiben ausgestellt wurde und dem Arbeitnehmer rechtssicher zugegangen ist, können für diesen Zeitraum Lohnansprüche entstehen.

Fehlende Schriftform

Da eine Kündigung gem. § 623 BGB immer schriftlich erfolgen muss, reicht es nicht aus, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kündigung mündlich oder in elektronischer Form ( z.B. in Textform per E-Mail oder WhatsApp) übermittelt. Hält der Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nicht ein, ist die Kündigung formnichtig (§ 125 BGB) und damit rechtsunwirksam.

Außerdem muss das Kündigungsschreiben, wie bereits erwähnt, eigenhändig unterschrieben sein. Das bedeutet, dass beispielsweise ein Stempel, eine eingescannte Unterschrift oder ein Namenskürzel nicht ausreichen.

Keine Unterschriftsberechtigung

Eine Kündigung, die von einer nicht kündigungsberechtigten Person (z. B. Arbeitgeber oder eine Person mit Vollmachtsurkunde des Arbeitgebers) unterschrieben wurde, kann der gekündigte Arbeitnehmer nach § 174 BGB zurückweisen. Laut Bundesarbeitsgericht muss dies jedoch unverzüglich, also innerhalb von einer Woche nach Zugang des Kündigungsschreibens geschehen.

Kündigung nicht im Original übermittelt

Die Kündigung muss dem Arbeitnehmer im Original und mit Originalunterschrift zugehen, was beispielsweise per E-Mail oder Fax in der Regel nicht möglich ist. Der Arbeitnehmer könnte in diesem Fall die Unwirksamkeit der Kündigung vor dem Arbeitsgericht einklagen.

Zustellung nicht belegbar

Der Zeitpunkt des Zugangs des Kündigungsschreibens durch den Arbeitgeber ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen wird damit die Kündigungsfrist ausgelöst, zum anderen hat der Arbeitnehmer ab Zugang der Kündigung drei Wochen Zeit, um eine Kündigungsschutzklage zu erheben. 

Wie bereits erwähnt, gilt nach der deutschen Rechtsprechung die Kündigung als zugegangen, wenn sie in den „Machtbereich“ des Arbeitnehmers gelangt ist, zum Beispiel in den Briefkasten, und der Arbeitnehmer von ihr Kenntnis nehmen konnte. Dennoch kommt es immer wieder zu arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber, ob die Kündigung überhaupt oder rechtzeitig zugegangen ist. ‍

Wichtig: Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast. Daher ist es ratsam, die Kündigung persönlich in Anwesenheit von Zeugen zu übergeben oder per Einwurfeinschreiben zuzustellen.

Nichteinhaltung der Kündigungsfrist

Hält der Arbeitgeber bei der Kündigung die gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen nicht ein, kann der Arbeitnehmer mit einer Kündigungsschutzklage gegen die Kündigung vorgehen – und wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Recht bekommen.

Nichtanhörung des Betriebsrats

Vor Ausspruch einer ordentlichen Kündigung muss in Betrieben, in denen ein Betriebsrat gewählt wurde, dieser angehört werden (§ 102 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Eine Kündigung ohne vorherige Anhörung ist unwirksam. 

Nichtbeachtung des Sonderkündigungsschutzes

Bestimmte Arbeitnehmergruppen genießen einen besonderen Kündigungsschutz, was zur Folge hat, dass eine ordentliche Kündigung nicht oder nur mit Zustimmung der jeweiligen Behörde möglich ist. Arbeitnehmergruppen mit besonderem Kündigungsschutz sind unter anderem Schwangere, Arbeitnehmer in Eltern- oder Pflegezeit oder Schwerbehinderte.

Holt der Arbeitgeber vor Ausspruch der Kündigung etwa nicht die Zustimmung der zuständigen Behörde ein, ist die Kündigung unwirksam.

Fehler bei der Sozialauswahl

Kommen bei einer betriebsbedingten Kündigung mehrere Arbeitnehmer infrage, muss der Arbeitgeber eine Sozialauswahl durchführen und dabei soziale Kriterien berücksichtigen, damit die betriebsbedingte Kündigung nach § 1 Abs. 3 bis Abs. 5 KSchG sozial gerechtfertigt ist. Ist diese Sozialauswahl fehlerhaft bzw. wird sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt, kann dies dazu führen, dass die Kündigung unwirksam ist. Zu diesem Schluss kam beispielsweise das Landesarbeitsgericht (LAG) Düsseldorf in einem jüngeren Urteil (Urt. v. 9.1.2024, 3 Sa 529/23).

Kündigung in der Probezeit: Was muss der Arbeitgeber beim Kündigungsschreiben beachten?

Möchte der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer noch während der Probezeit kündigen, gilt eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB). Der Arbeitgeber kann also während der vertraglich vereinbarten Probezeit das Arbeitsverhältnis innerhalb von zwei Wochen zu jedem beliebigen Tag beenden, also auch noch am letzten Tag der Probezeit. Wichtig ist jedoch, dass das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer vor Ablauf der Probezeit rechtmäßig zugeht. Es empfiehlt sich daher, das Kündigungsschreiben in Anwesenheit eines Zeugens zu übergeben oder per Einwurfeinschreiben zuzustellen.

Eine ordentliche Kündigung während der Probezeit kann auch ohne qualifizierten Grund erfolgen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Kündigung während der Probezeit durch den Arbeitgeber willkürlich oder sittenwidrig sein darf.

Auch während der Probezeit ist eine Kündigung nur dann wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt (§ 623 BGB). Darüber hinaus sollte das Kündigungsschreiben bei einer Probezeitkündigung folgende wichtige Angaben enthalten:

• Name und Anschrift beider Parteien
• eindeutige Formulierung, dass das Arbeitsverhältnis in der Probezeit beendet wird
• Hinweis, dass die Kündigung fristgerecht erfolgt und Angabe des errechneten Beendigungszeitpunkts 
• eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebers oder einer kündigungsberechtigten Person (ggf. Vollmacht)

Hinweis: Das oben zum kostenlosen Download angebotene Muster für Kündigungsschreiben ist nicht für den Fall geeignet, dass der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis während der Probezeit beenden möchte. Für Probezeitkündigungen hat twinwin eine eigene rechtssichere Vorlage erstellt, die du im Vorlagenpool findest. Falls die Probezeitkündigung ein aktuelles Thema in deiner Personalabteilung ist und du Unterstützung bei der Erstellung des Kündigungsschreibens benötigst, kannst du dich gerne an das Team von twinwin wenden.

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Was sollte HR bei der Erstellung eines Kündigungsschreibens im Falle einer fristlosen Kündigung beachten?

Ein Kündigungsschreiben für eine außerordentliche fristlose Kündigung unterliegt anderen Anforderungen als eine ordentliche fristgerechte Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Deswegen ist die twinwin-Vorlage für Kündigungsschreiben nicht für fristlose Kündigungen geeignet. 

Bei einer fristlosen Kündigung muss der Arbeitgeber keine Kündigungsfrist einhalten. Das Arbeitsverhältnis endet in diesem Fall an dem Tag, an dem die Kündigung dem Arbeitnehmer rechtmäßig zugegangen ist. Doch auch eine außerordentliche fristlose Kündigung muss gemäß § 623 BGB immer schriftlich, das heißt in Papierform und eigenhändig unterschrieben, erklärt werden. Darüber hinaus gelten weitere Formvorschriften und gesetzliche Fristen, die bei der Erstellung eines fristlosen Kündigungsschreibens für Arbeitgeber berücksichtigt werden müssen:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers müssen genannt werden.
• Außerdem sollten Datum und Ort der Kündigung angegeben werden.
• Die Kündigungserklärung sollte eindeutig formuliert sein und aus ihr sollte hervorgehen, dass das Arbeitsverhältnis fristlos und mit sofortiger Wirkung beendet wird.
• Ein wichtiger Grund muss objektiv vorliegen, der den Arbeitgeber berechtigt, das Arbeitsverhältnis außerordentlich und fristlos zu beenden. Allerdings muss dieser Grund nicht im Kündigungsschreiben genannt werden, es sei denn, der Arbeits- oder Tarifvertrag sieht etwas anderes vor. Ausnahmen gelten auch bei Auszubildenden oder Arbeitnehmerinnen im Mutterschutz.
• Die fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden des wichtigen Grundes erklärt werden (Stichwort: Kündigungserklärungsfrist; § 626 Abs. 2 BGB).
• Ein Hinweis auf die Meldepflicht sollte enthalten sein (siehe oben).

Wenn du noch mehr darüber erfahren möchtest, wie du bei einer fristlosen Kündigung rechtssicher vorgehen kannst, dann lies dir auch unseren Blogbeitrag über außerordentliche Kündigungen durch. Du kannst dich mit Fragen zur fristlosen oder ordentlichen Kündigung auch direkt an twinwin wenden. Unsere Module sind genau auf die Anforderungen in der Personalarbeit zugeschnitten. Der Trennungsmanager bietet dir Soforthilfe bei risikoreichen Themen wie einer Kündigung. Wenn du also gerade ein Kündigungsschreiben als Arbeitgeber erstellen musst, empfehlen wir dir dringend, den Trennungsmanager zu nutzen, um zusätzliche Informationen, nützliche Tipps und Best Practices zu erhalten.