Außerordentliche Kündigung: das muss HR beachten

Liz ist Head of Legal bei twinwin.
Als Expertin für Arbeitsrecht gibt Liz gerne wertvolles juristisches Wissen an Personalverantwortliche weiter, damit diese kostspielige rechtliche Fehler vermeiden können. Ihre Mission bei twinwin ist es, das Arbeitsrecht für die Personalabteilung einfach zu machen.

Ein Mitarbeiter kommt wiederholt zu spät ins Büro, dokumentiert seine Arbeitszeit nicht korrekt oder verweigert beharrlich die Arbeit. Für die Personalabteilung sind das schwierige Fälle, in denen sich die Frage stellt, wie mit einem solchen Fehlverhalten umzugehen ist. Die härteste Maßnahme wäre wohl eine außerordentliche Kündigung. Doch dabei müssen Arbeitgeber und HRler einiges beachten. Immer wieder kommen Arbeitsgerichte zu dem Ergebnis, dass eine außerordentliche Kündigung unwirksam ist und daher nicht hätte ausgesprochen werden dürfen.

Damit der Arbeitgeber ein Arbeitsverhältnis wirksam außerordentlich kündigen kann, muss er wichtige Voraussetzungen berücksichtigen. Welche das sind und wie HR dabei vorgehen kann, erklären wir in diesem Artikel.

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Was ist eine außerordentliche Kündigung? 

Die außerordentliche Kündigung ist häufig das letzte Mittel, zu dem die Personalabteilung greift, um ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Außerordentlich bedeutet in diesem Zusammenhang meist, dass die vorgegebene Kündigungsfrist nicht eingehalten wird und das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung, also von einem Tag auf den anderen, beendet werden soll. Das Arbeitsrecht orientiert sich dabei an § 626 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und definiert die außerordentliche Kündigung somit als fristlose Kündigung, für die immer ein wichtiger Grund vorliegen muss.

 

Auch wenn eine außerordentliche Kündigung fristlos erfolgen kann – und häufig auch erfolgt – muss sie dies nicht. Denn eine außerordentliche Kündigung ist auch fristgemäß möglich, etwa wenn sie mit einer sog. sozialen Auslauffrist verbunden ist. Das Arbeitsverhältnis endet dann erst mit Ablauf dieser Frist, selbst wenn ein wichtiger Kündigungsgrund vorliegt. In der Zeit bis zur Kündigung bleibt der Arbeitnehmer also im Unternehmen beschäftigt und hat die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten, zum Beispiel durch die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz oder einer Weiterbildungsmaßnahme.

 

Bei tarifvertraglich vereinbarten ordentlich unkündbaren Arbeitsverhältnissen oder bei Betriebsschließungen räumen Arbeitgeber in der Regel eine soziale Auslauffrist ein. Diese entspricht dann häufig den tariflichen, gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen.

 

Wie unterscheiden sich ordentliche und außerordentliche Kündigung?

Im Gegensatz zur außerordentlichen Kündigung ist bei einer ordentlichen Kündigung immer eine Kündigungsfrist einzuhalten, die sich beispielsweise aus dem Gesetz, aus dem Tarifvertrag oder aus einer anderen vertraglichen Regelung ergibt (§ 622 BGB). Diese Frist gibt den beteiligten Parteien Zeit, sich auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einzustellen. 

 

Ist bei einer außerordentlichen Kündigung eine vorherige Abmahnung erforderlich? 

Grundsätzlich muss HR nicht abmahnen, bevor sie das Arbeitsverhältnis durch eine außerordentliche Kündigung auflöst. Gerade im Zusammenhang mit einer verhaltensbedingten Kündigung, der häufig ein wichtiger Grund vorausgeht, ist jedoch eine vorherige Abmahnung erforderlich. Hier gelten die gleichen Grundsätze wie bei einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung.

Eine außerordentliche verhaltensbedingte Kündigung setzt also ebenfalls eine vorsätzliche oder zumindest fahrlässige Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten durch den Arbeitnehmer voraus. Die Personalabteilung muss dieses Fehlverhalten zunächst abmahnen, um dem Arbeitnehmer zumindest die Chance zu geben, sein Verhalten in Zukunft zu verbessern. Er muss wissen, dass sein Verhalten inakzeptabel ist und im Wiederholungsfall Konsequenzen drohen. Hier geht es um die Verhältnismäßigkeit der Kündigung. Sie darf immer nur das letzte Mittel sein, zu dem der Arbeitgeber greift. Denn grundsätzlich geht es nicht darum, den Mitarbeiter wegen seines Fehlverhaltens sofort zu entlassen. Vielmehr geht es um die Frage, ob er sich auch in Zukunft so verhalten und damit das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nachhaltig stören wird. 

 

Zudem muss die Personalabteilung abwägen, ob es für das Unternehmen wirklich vollkommen unzumutbar ist, nicht doch noch die Kündigungsfrist abzuwarten.

 

Handelt es sich jedoch um ein schwerwiegendes Fehlverhalten, zum Beispiel Diebstahl oder grobe Beleidigung eines Vorgesetzten, ist das Vertrauensverhältnis meist so stark zerstört, dass eine Abmahnung keinen Erfolg verspricht. Dann kann die HR-Abteilung das Arbeitsverhältnis in der Regel auch ohne vorherige Abmahnung außerordentlich kündigen.

 

Können auch Arbeitnehmer außerordentlich kündigen? 

Zwar werden in der Praxis außerordentliche Kündigungen meistens durch den Arbeitgeber ausgesprochen, doch auch Arbeitnehmer können außerordentlich kündigen. Für sie gelten die gleichen gesetzlichen Voraussetzungen bei Vornahme einer außerordentlichen Kündigung wie für den Arbeitgeber. Auch Arbeitnehmer benötigen also einen triftigen Grund und müssen in der Regel den Arbeitgeber zunächst abmahnen, bevor sie außerordentlich kündigen können.

Gründe für eine außerordentliche Kündigung 

Will ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter außerordentlich kündigen – oder umgekehrt –, braucht er, wie gesagt, dafür einen wichtigen Grund. Doch was heißt das genau? Es muss etwas vorgefallen sein, das dem Kündigenden „unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile“ die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist unzumutbar macht (§ 626 BGB). Doch Vorsicht: Hier lauern einige arbeitsrechtliche Fallstricke und es ist dringend anzuraten, sich im Einzelfall rechtlich beraten zu lassen, um eine Kündigungsschutzklage von vornherein zu vermeiden.

 

Grundsätzlich können Arbeitgeber wie bei einer ordentlichen Kündigung das Arbeitsverhältnis aus betriebs-, personen- oder verhaltensbedingten Gründen beenden, wobei in der Praxis häufig verhaltensbedingt fristlos gekündigt wird. Sehen wir uns diese Gründe genauer an.

Betriebsbedingte Gründe

Der Arbeitgeber darf normalerweise nicht allein aus betriebsbedingten Gründen außerordentlich kündigen, da er das Betriebsrisiko nicht auf die Mitarbeitenden abwälzen darf.

 

Eine betriebliche außerordentliche Kündigung kommt unter Umständen nur dann infrage, wenn eine ordentliche Kündigung nicht möglich ist, beispielsweise bei tariflich unkündbaren Mitarbeitenden, und der Arbeitgeber den Mitarbeiter trotz fehlender Beschäftigungsmöglichkeit weiterhin vergüten müsste. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Arbeitsplatz oder ein ganzer Arbeitsbereich weggefallen sind und der Arbeitgeber den Mitarbeiter trotz Einsatz aller zumutbaren Mittel nicht weiterbeschäftigen kann. Gründe hierfür könnten zum Beispiel interne Umstrukturierungen oder ein erheblicher Auftragsrückgang sein. In der Regel wird jedoch bei betriebsbedingten Gründen eine ordentliche Kündigung ausgesprochen.

Personenbedingte Gründe

Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitgeber einem Mitarbeiter aus personenbedingten Gründen außerordentlich kündigen, wenn diese Gründe dazu führen, dass der Mitarbeiter die geschuldete Arbeitsleistung dauerhaft nicht erbringen kann. Beispielsweise können Krankheit, das Verbüßen einer Haftstrafe, der Verlust einer erforderlichen Approbation, der Wegfall der Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern oder mangelnde fachliche oder persönliche Eignung dazu führen, dass Mitarbeitende ihrer Arbeitspflicht nicht nachgehen können.

Verhaltensbedingte Gründe

In der Praxis wird eine außerordentliche Kündigung häufig auf verhaltensbedingte Gründe gestützt, das heißt auf erhebliche arbeitsvertragliche Pflichtverstöße, die der Arbeitnehmer vorsätzlich oder fahrlässig begangen haben soll. Diese Gründe sind im Gesetz nicht konkret definiert. Es gibt jedoch eine Reihe von arbeitsgerichtlichen Entscheidungen, die das Vorliegen wichtiger Gründe für eine außerordentliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber bestätigt haben, zum Beispiel:

 

  • dauerhafte Arbeitsverweigerung
  • wiederholtes Zuspätkommen
  • Diebstahl und Unterschlagung
  • Bestechung
  • Betrug
  • Selbstbeurlaubung
  • geschäftsschädigende Äußerungen
  • grobe Beleidigung von Vorgesetzten oder Arbeitgeber
  • sexuelle Belästigung

Gründe für eine außerordentliche Kündigung seitens des Arbeitnehmers

Eine außerordentliche Kündigung durch den Arbeitnehmer ist zum Beispiel denkbar bei:

 

  • unpünktlichen oder ausbleibenden Lohnzahlungen
  • Beleidigung oder falscher Verdächtigung
  • Diskriminierung
  • sexuelle Belästigung
  • Missachtung der geltenden Arbeitsschutzvorschriften durch den Arbeitgeber
  • Straftaten von Vorgesetzten
  • Mobbing
  • erfahrenen Handgreiflichkeiten oder Gewalt am Arbeitsplatz
  • gesundheitlichen Risiken durch die Ausübung

 

Diese Gründe können also Arbeitnehmende unter Umständen dazu berechtigen, die geltende Kündigungsfrist nicht einzuhalten und das Arbeitsverhältnis umgehend zu beenden.

​Beispiele für ​außerordentliche Kündigungen aus der Rechtsprechung 

Beispiele aus der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte zeigen, dass es in der Regel stark auf den Einzelfall ankommt, ob eine außerordentliche fristlose Kündigung Bestand hat oder nicht.

Beleidigungen über WhatsApp

Äußert sich ein Mitarbeiter beleidigend über Kollegen oder Vorgesetzte in privaten WhatsApp-Gruppen, dürfen Arbeitgeber zu arbeitsrechtlichen Sanktionen greifen, entschied das Bundesarbeitsgericht jüngst in einem Urteil. Massive Beleidigungen und Hetze gegen Arbeitskollegen stellen eine erhebliche Ehrverletzung dar, urteilte das BAG, und rechtfertigen deshalb arbeitsrechtliche Sanktionen wie eine fristlose Kündigung (§ 626 BGB). Demnach muss der Arbeitgeber menschenverachtende Äußerungen nicht einfach hinnehmen. Arbeitnehmer wiederum sollten sich nicht darauf verlassen, dass solche Chats immer vertraulich sind.

 

Selbstbeurlaubung

Wenn ein Arbeitnehmer sich eigenmächtig beurlaubt, kann das eine außerordentliche fristlose Kündigung begründen, entschied das BAG (Urt. v. 20.5.2021, Az. 2 AZR 457/20). Laut BAG stellt Selbstbeurlaubung eine erhebliche Pflichtverletzung im Arbeitsverhältnis dar und berechtigt den Arbeitgeber zur Kündigung, ohne dass eine vorherige Abmahnung erforderlich ist.

Bedrohung eines Vorgesetzten

Eine ernsthafte Bedrohung von Vorgesetzten oder Kollegen und/oder deren Verwandten durch einen Mitarbeiter kommt als wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung infrage, hat das BAG jüngst entschieden (Urt. v. 28.2.2023, Az. 2 AZR 194/22). Arbeitgeber müssen jedoch solche Verstöße vor Gericht belegen können.

Prozess der außerordentlichen Kündigung

Personalverantwortliche müssen bei der außerordentlichen Kündigung von Mitarbeitenden besonders sorgfältig vorgehen. Für die Wirksamkeit einer außerordentlichen Kündigung sind neben einem wichtigen Grund noch andere Voraussetzungen erforderlich, damit diese im Streitfall auch vor Gericht Bestand haben kann (§ 626 BGB). Folglich ist nicht nur ausschlaggebend, warum, sondern auch wie gekündigt wird.

1. Mildere Mittel

Für den Arbeitnehmer stellt die außerordentliche Kündigung eine der schwerwiegendsten Maßnahmen dar. Es erscheint deshalb ratsam, dass der Arbeitgeber zunächst abwägt, ob es ein milderes Mittel als Alternative gibt. Denkbar wären eine Versetzung bzw. Zuweisung einer anderen Tätigkeit oder eine ordentliche (fristgerechte) Kündigung.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine arbeitgeberseitige Abmahnung, die vor einer außerordentlichen Kündigung ausgesprochen werden sollte, damit der Arbeitnehmer durch diese Verwarnung die Möglichkeit erhält, sein Verhalten zu ändern. Nur in wenigen Ausnahmesituationen kann auf eine vorherige Abmahnung gänzlich verzichtet werden, etwa wenn die vertragliche Pflichtverletzung so schwerwiegend ist, dass eine Duldung des Verhaltens objektiv unzumutbar ist. In der Regel sind dies Fälle, bei denen das für ein Arbeitsverhältnis notwendige Vertrauen nicht mehr besteht oder wiederhergestellt werden kann.

Nur wenn die Kündigung wirklich die ultima ratio darstellt und unter Berücksichtigung aller Umstände keine milderen Mittel verfügbar sind, kann sie als berechtigt angesehen werden.

2. Anhörung des Betriebsrates

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so ist dieser nach § 102 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vor der Kündigung anzuhören. Damit sich der Betriebsrat ein umfassendes Bild von der Situation machen kann, muss der Arbeitgeber darlegen, warum er dem Mitarbeiter außerordentlich kündigen möchte. Dazu gehören auch Angaben wie das Alter oder die Dauer der Betriebszugehörigkeit, die sich für den Arbeitnehmer mildernd auswirken können.

Der Arbeitnehmer selbst muss vorher nicht angehört werden. Es sei denn, es handelt sich um eine Verdachtskündigung. Diese liegt vor, wenn zunächst nur ein Verdacht besteht und das Fehlverhalten des Arbeitnehmers nicht erwiesen ist. Nur in diesen Fällen muss der Arbeitnehmer angehört werden, um zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen.

3. Form- und Fristenwahrung

Besonders wichtig ist, dass die Kündigung die gesetzlichen Fristen und die Formvorschriften einhält. Eine außerordentliche Kündigung muss gemäß § 623 BGB immer schriftlich erklärt werden.

Ist die Kündigung wirksam ausgesprochen, gilt das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung als beendet. Kurz gesagt: Die Kündigung ist fristlos (daher außerordentlich). Dies ist jedoch nicht zu verwechseln mit der zweiwöchigen Frist, die dem Arbeitgeber nach Kenntniserlangung der maßgeblichen Gründe verbleibt, um die Kündigung auch auszusprechen (§ 626 Abs. 2 BGB).

Der Arbeitgeber sollte auch wissen, dass er nicht verpflichtet ist, den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben anzugeben (Ausnahme z.B. bei Auszubildenden oder Arbeitnehmerinnen im Mutterschutz). Vielmehr reicht es aus, wenn dieser objektiv vorliegt. Verlangt der Arbeitnehmer die Angabe des Grundes, sollte dieser schriftlich mitgeteilt werden.

4. Besonderer Kündigungsschutz

Besteht für einen Arbeitnehmer ein Sonderkündigungsschutz, so sind für eine wirksame Kündigung bestimmte Formalitäten zu beachten.

Soll etwa einem schwerbehinderten Arbeitnehmer, der länger als sechs Monate beschäftigt ist, fristlos gekündigt werden, ist die Zustimmung des Integrationsamtes einzuholen. Gleiches gilt für andere Personengruppen, die unter den besonderen Kündigungsschutz fallen (z.B. Schwangere, Mütter, Betriebsräte, Beschäftigte in Eltern- oder Pflegezeit, Auszubildende).

Wann ist eine außerordentliche Kündigung auf jeden Fall unwirksam?

Liegt kein wichtiger Kündigungsgrund vor, der den Arbeitgeber berechtigt, das Arbeitsverhältnis außerordentlich und fristlos zu beenden, wird eine solche Kündigung in der Regel für unwirksam erklärt. Zur Erinnerung: Für eine außerordentliche Kündigung muss ein wichtiger Grund vorliegen, also zum Beispiel eine schwere Pflichtverletzung, bei der der Arbeitnehmer vorsätzlich oder fahrlässig gegen seine Pflichten im Arbeitsvertrag verstoßen hat. Und das muss der Arbeitgeber beweisen können. Ist das nicht der Fall, kommt er mit der Kündigung nicht durch.

 

Häufig scheitern außerordentliche Kündigungen auch an der oben genannten Kündigungserklärungsfrist. Schafft es nämlich der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer nicht, die Kündigung innerhalb von 14 Tagen der Gegenseite zuzustellen, ist die außerordentliche Kündigung unwirksam, auch wenn der Kündigungsgrund gerechtfertigt war.

 

Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen und wird dieser vor einer außerordentlichen Kündigung nicht oder nicht ordnungsgemäß angehört, ist die Kündigung ebenfalls unwirksam. Gleiches gilt für die Kündigung eines schwerbehinderten Teammitglieds, wenn die Schwerbehindertenvertretung nicht einbezogen wurde oder die Zustimmung des Integrationsamtes fehlt.

Wie sollten Arbeitgeber eine außerordentliche Kündigung verschicken?

Um sicherzustellen, dass das Kündigungsschreiben fristgerecht und sicher zugestellt wird, sollten Personalverantwortliche einige Punkte beachten: 

  • Schriftliche Mitteilung per Einschreiben mit Rückschein: Der Empfänger muss den Empfang des Schreibens bestätigen. Ist er zum Zeitpunkt der Zustellung nicht anzutreffen, erhält er eine Benachrichtigung, und das Schreiben gilt erst als zugestellt, wenn er es abgeholt und auf dem Rückschein den Empfang bestätigt hat.
  • Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Formalitäten: Eine außerordentliche Kündigung muss immer schriftlich und unterschrieben erfolgen (§ 623 BGB). Die elektronische Übermittlung einer Kündigung, zum Beispiel als PDF oder Foto per E-Mail oder Messenger, reicht für eine wirksame Kündigung nicht aus, entschied das Landesarbeitsgericht München im Jahr 2021. Zudem hat der Arbeitgeber, wie oben erwähnt, die Pflicht, dem Arbeitnehmer die außerordentliche Kündigung innerhalb von zwei Wochen zukommen zu lassen.
  • Wahrung der Nachweisbarkeit und Zustellung: In vielen Fällen versendet der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben per Einschreiben oder übergibt es im Beisein einer weiteren Person. Der rechtzeitige Zugang der Kündigung ist sehr wichtig, vor allem wenn es zu einem Rechtsstreit kommt. Dann muss der Arbeitgeber vor Gericht nachweisen, dass das Kündigungsschreiben fristgemäß zugestellt wurde. Es ist deshalb ratsam, alle Schritte und Maßnahmen im Zusammenhang mit der Zustellung einer außerordentlichen Kündigung schriftlich festzuhalten.

Benötigt dein Unternehmen Unterstützung bei außerordentlichen Kündigungen? 

Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen unfreiwillig verlassen muss, besteht in der Regel Konfliktpotenzial. Wird etwa eine unwirksame Kündigung ausgesprochen, kann der betroffene Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Erhalt der Kündigung gegen das Unternehmen klagen. Dies kann für ein Unternehmen mit erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken verbunden sein.

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