Ordentliche Kündigung: Worauf muss HR achten?

Liz ist Head of Legal bei twinwin.
Als Expertin für Arbeitsrecht gibt Liz gerne wertvolles juristisches Wissen an Personalverantwortliche weiter, damit diese kostspielige rechtliche Fehler vermeiden können. Ihre Mission bei twinwin ist es, das Arbeitsrecht für die Personalabteilung einfach zu machen.


Arbeitgeber sprechen in der Regel mehr ordentliche als außerordentliche Kündigungen aus. Das mag zum Teil daran liegen, dass bei einer außerordentlichen Kündigung viele rechtliche Fallstricke lauern. Doch auch bei einer ordentlichen Kündigung muss der Arbeitgeber bzw. die Personalabteilung einiges beachten, damit die Kündigung wirksam und „gerichtsfest“ ist. Personalverantwortliche sollten daher bei der Kündigung von Arbeitnehmern mit größter Sorgfalt vorgehen. Denn ist die ordentliche Kündigung unwirksam, kann der Arbeitnehmer eine Kündigungsschutzklage erheben und die wiederum kann mit erheblichen Risiken für das Unternehmen verbunden sein.

In diesem Artikel dreht sich deshalb alles um die ordentliche Kündigung. Wir beantworten die Frage, was ordentlich kündigen bedeutet und klären, wann ein Arbeitsverhältnis ordentlich kündbar ist. Zudem erfährst du, welche Gründe für eine ordentliche Kündigung zulässig sind und was HR dabei alles beachten sollte.

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Was ist eine ordentliche Kündigung?

Bei einer ordentlichen Kündigung handelt es sich in aller Regel um eine einseitige Beendigung eines auf unbestimmte Zeit geschlossenen Arbeitsverhältnisses, die sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer ausgehen kann. Der Kündigende muss dabei die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten, sofern nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag andere Kündigungsfristen vereinbart wurden. Aber Achtung: Die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist für den Arbeitnehmer darf niemals länger sein als die für den Arbeitgeber. Dann wäre sie unwirksam.

Gesetzlich geregelt ist die Kündigung von Arbeitsverhältnissen vor allem im Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 620 bis 630 BGB) und im Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

 

Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen

Die Kündigungsfristen für Arbeitsverhältnisse regelt § 622 BGB. Danach kann der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer grundsätzlich mit einer Frist von vier Wochen (28 Tage) zum 15. oder zum Ende eines Monats kündigen (§ 622 Abs. 1 BGB). Die Kündigungsfrist verlängert sich jedoch mit der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Das heißt: Ist ein Arbeitnehmer länger als zwei Jahre im Unternehmen, erhöht sich die gesetzliche Kündigungsfrist für den Arbeitgeber in bestimmten zeitlichen Abständen. So ist beispielsweise bei einem Arbeitsverhältnis, das mehr als fünf Jahre besteht, eine Kündigungsfrist von zwei Monaten zum Monatsende einzuhalten, nach zehn Jahren gilt eine Kündigungsfrist von vier Monaten. Die höchste gesetzliche Kündigungsfrist beträgt sieben Monate zum Monatsende, wenn der Mitarbeiter mehr als 20 Jahre im Unternehmen beschäftigt ist.

Befindet sich ein Arbeitnehmer noch in der Probezeit (auch Wartezeit; bis zu sechs Monate) gilt eine gesonderte Kündigungsfrist von zwei Wochen zu einem beliebigen Tag.

Grundsätzlich dürfen nur in zwei Ausnahmefällen kürzere Kündigungsfristen vereinbart werden:

  • wenn der Arbeitnehmer als vorübergehende Aushilfe (bis zu drei Monate) eingestellt wird
  • wenn der Arbeitgeber in der Regel nur bis zu 20 Mitarbeitende (Auszubildende nicht eingeschlossen) beschäftigt; dann darf er zu jedem beliebigen Zeitpunkt kündigen, sofern die Kündigungsfrist nicht weniger als vier Wochen beträgt

 

Unterschied ordentliche und außerordentliche Kündigung

Während der Arbeitgeber also bei einer ordentlichen Kündigung bestimmte gesetzlich vorgegebene oder vertraglich vereinbarte Kündigungsfristen einhalten muss, kann er das Arbeitsverhältnis bei einer außerordentlichen Kündigung mit sofortiger Wirkung beenden. Er ist also nicht an die Einhaltung einer Kündigungsfrist gebunden, sondern hat grundsätzlich die Möglichkeit, gemäß § 626 Abs. 1 BGB bei Vorliegen eines wichtigen Grundes fristlos zu kündigen.

 

Wann greift der gesetzliche Kündigungsschutz?

Bevor der Arbeitgeber einem Mitarbeiter kündigt, muss er jedoch immer prüfen, ob auf das Arbeitsverhältnis das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist. Das Kündigungsschutzgesetz soll in erster Linie die Rechte des Arbeitnehmers bei einer ordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber schützen. Deshalb legt es fest, unter welchen Voraussetzungen die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zulässig ist und wie der Arbeitgeber vorgehen muss, wenn er ein Arbeitsverhältnis fristgemäß kündigen möchte.

Das Kündigungsschutzgesetz gilt, wenn ein Mitarbeiter bereits mehr als sechs Monate ohne Unterbrechung im Betrieb oder Unternehmen beschäftigt ist (§ 1 Abs. 1 KSchG), und ab einer Betriebsgröße von mehr als zehn regelmäßig beschäftigten Mitarbeitenden (§ 23 Abs. 1 KSchG).

 

Wann ist ein Arbeitsverhältnis ordentlich kündbar?

Die Voraussetzungen für eine ordentliche Kündigung sind jedoch unterschiedlich, je nachdem, ob sie vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgeht.

Fristgemäße Kündigung durch den Arbeitnehmer

Kündigt der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis, spricht man auch von einer Eigenkündigung. Er ist nicht dazu verpflichtet, anzugeben, warum er das Arbeitsverhältnis mit seinem Arbeitgeber beenden möchte. In bestimmten Situationen kann es jedoch sinnvoll sein, Gründe für die Eigenkündigung anzugeben, zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer ein faires Arbeitszeugnis erhalten möchte. Er muss aber die Kündigungsfristen einhalten, die im Arbeitsvertrag geregelt sind. Enthält der Arbeitsvertrag keine Regelung dazu, gilt die gesetzliche Frist (§ 622 Abs. 1 BGB). Zudem muss er die Kündigung schriftlich und eigenhändig unterschrieben einreichen (§ 623 BGB), damit sie wirksam ist.

Fristgemäße Kündigung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss bei einer ordentlichen Kündigung einiges mehr beachten, damit sie wirksam ist. Insbesondere dann, wenn der zu kündigende Mitarbeiter dem allgemeinen Kündigungsschutz unterliegt.

Greift nämlich der gesetzliche Kündigungsschutz, kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nur dann wirksam und fristgemäß beenden, wenn er einen zulässigen Grund hat (den er auch nachweisen kann!), der die Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG sozial rechtfertigt. Dabei unterscheidet das Kündigungsschutzgesetz zwischen personenbedingten, verhaltensbedingten und betriebsbedingten Gründen, auf die wir weiter unten noch näher eingehen.

Findet das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis keine Anwendung, benötigt der Arbeitgeber grundsätzlich keinen Grund, um das Arbeitsverhältnis ordentlich zu beenden.

Der Arbeitgeber muss jedoch weitere Regelungen beachten:

  • Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist eine ordentliche Kündigung in vielen Fällen ausgeschlossen, da das Arbeitsverhältnis mit Ablauf der vertraglich vereinbarten Zeit automatisch endet. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vertrag die Möglichkeit einer ordentlichen Kündigung während der Befristung vereinbart haben.
  • Bestimmte Arbeitnehmer genießen zudem einen besonderen Kündigungsschutz, weshalb eine ordentliche Kündigung hier in der Regel nicht ohne weiteres möglich ist. Dazu zählen zum Beispiel schwerbehinderte Arbeitnehmer, Schwangere, Beschäftigte in Eltern- oder Pflegezeit, Betriebsratsmitglieder, Auszubildende sowie Gleichstellungs- und Datenschutzbeauftragte. Der Arbeitgeber darf jedoch unter bestimmten Voraussetzungen außerordentlich kündigen.

 

Gründe für eine ordentliche Kündigung

Die Gründe für eine ordentliche Kündigung spielen eine sehr wichtige Rolle, da der Arbeitgeber unter Umständen begründen muss, warum er den Arbeitsvertrag gekündigt hat. Ein zulässiger Kündigungsgrund hilft, die Kündigung im Streitfall vor Gericht durchzusetzen. Kommt es nämlich zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung mit dem Arbeitnehmer, trägt der Arbeitgeber unabhängig vom Kündigungsgrund vor Gericht die Beweislast.

 

Betriebsbedingte Gründe für eine ordentliche Kündigung

Der Arbeitgeber kann ein Arbeitsverhältnis betriebsbedingt kündigen, wenn dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen, die eine Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers unzumutbar machen. Gründe hierfür können zum Beispiel innerbetriebliche Umstrukturierungen, Standortschließungen oder erhebliche Auftrags- und Umsatzrückgänge sein, die zur Folge haben, dass Arbeitsplätze wegfallen. Allerdings ist eine betriebsbedingte Kündigung an strenge Voraussetzungen geknüpft: Der Arbeitgeber muss zum Beispiel eine Sozialauswahl durchführen und nachweisen, dass er den Mitarbeiter nicht anderweitig beschäftigen kann.

 

Personenbedingte Gründe für eine ordentliche Kündigung

Ist ein Mitarbeiter aufgrund seiner persönlichen Eigenschaften oder Fähigkeiten dauerhaft nicht dazu in der Lage, die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, kann der Arbeitgeber aus personenbedingten Gründen ordentlich kündigen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Arbeitnehmer krankheitsbedingt für unbestimmte Zeit ausfällt, eine Freiheitsstrafe verbüßt oder die erforderliche Approbation verliert. Aber auch mangelhafte Arbeitsleistungen aufgrund fehlender körperlicher oder geistiger Eignung oder eine Alkoholabhängigkeit können zu einer personenbedingten Kündigung führen, wenn der Arbeitnehmer dadurch seine arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung nicht erbringen kann.

 

Verhaltensbedingte Gründe für eine ordentliche Kündigung 

Der Arbeitgeber kann ein Arbeitsverhältnis verhaltensbedingt ordentlich kündigen, wenn ein Mitarbeiter wiederholt gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstößt und dadurch vorsätzlich oder zumindest fahrlässig den Betriebsablauf stört. Hier wird also davon ausgegangen, dass die betreffende Person ihr Verhalten steuern kann. Auch wenn das Gesetz keine konkreten Gründe für verhaltensbedingte Kündigungen nennt, gibt es zahlreiche Beispiele aus der arbeitsrechtlichen Praxis, die diese bestätigen. Einige Beispiele, die nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen können, sind: wiederholtes Zuspätkommen, beharrliche Arbeitsverweigerung, unterlassene oder verspätete Krankmeldung, Minderleistung, Arbeitszeitbetrug, Diebstahl, Selbstbeurlaubung, Beleidigung von Arbeitskollegen, Vorgesetzten oder Arbeitgeber, Mobbing und unerlaubte Konkurrenztätigkeit.

 

Prozess der ordentlichen Kündigung: Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Damit eine ordentliche Kündigung gegebenenfalls auch vor Gericht Bestand haben kann, muss der Arbeitgeber nicht nur einen wichtigen Kündigungsgrund nachweisen, sondern auch weitere Pflichten und Voraussetzungen erfüllen. 

1.   Verhältnismäßigkeit der Kündigung

Die Kündigung muss verhältnismäßig sein und darf vom Arbeitgeber nur als letztes Mittel eingesetzt werden. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber vor Ausspruch einer ordentlichen Kündigung prüfen muss, ob ihm mildere Mittel zur Verfügung stehen, um das Arbeitsverhältnis eventuell doch aufrechtzuerhalten. Als mildere Mittel kommen beispielsweise eine Abmahnung, eine Versetzung oder eine Änderungskündigung infrage.

 

2.   Information und Anhörung des Betriebsrats 

Gibt es im Betrieb oder Unternehmen einen Betriebsrat, muss dieser vor der Kündigung ordnungsgemäß angehört werden (§ 102 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)), sonst ist die Kündigung unwirksam.

 

3.   Beachtung des Sonderkündigungsschutzes

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber prüfen, ob der Arbeitnehmer unter den besonderen Kündigungsschutz fällt. So muss der Arbeitgeber beispielsweise bei der Kündigung eines schwerbehinderten Arbeitnehmers, der länger als sechs Monate im Betrieb oder Unternehmen beschäftigt ist, vor Ausspruch der Kündigung die Schwerbehindertenvertretung einbeziehen (§ 178 Neuntes Sozialgesetzbuch (SGB 9)) und die Zustimmung des Integrationsamtes einholen (§ 168 SGB 9). Will der Arbeitgeber einer schwangeren Mitarbeiterin kündigen, darf er dies nur tun, wenn er zuvor die Zustimmung der obersten Landesarbeitsschutzbehörde eingeholt hat (§ 17 Abs. 2 Mutterschutzgesetz (MuSchG)).

 

4.   Form- und Fristwahrung

Die Kündigung muss die gesetzlichen, arbeitsvertraglichen oder tariflichen Kündigungsfristen einhalten. 

Wichtig ist auch, dass der Arbeitgeber die formalen Anforderungen an eine ordentliche Kündigung berücksichtigt. So muss eine ordentliche Kündigung immer in Schriftform erfolgen (§ 623 BGB). Für eine rechtswirksame Kündigung reicht es also nicht aus, sie per E-Mail oder Messenger wie WhatsApp an den zu kündigenden Mitarbeiter zu versenden.

Darüber hinaus erfordert die ordnungsgemäße Schriftform die eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebers oder einer kündigungsberechtigten Person. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Leitung der Personalabteilung die Kündigung nur dann unterzeichnen darf, wenn sie dazu bevollmächtigt ist und die Kündigung in Vertretung aussprechen darf. Damit verständlich ist, wer wem kündigt, sollten beide Parteien durch Name und Anschrift deutlich gekennzeichnet sein.

Wichtig zu wissen: Auch wenn der Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung grundsätzlich begründen muss, ist er nicht dazu verpflichtet, in der Kündigungserklärung einen bestimmten Kündigungsgrund anzugeben. Er muss also im Kündigungsschreiben nicht darlegen, ob er das Arbeitsverhältnis aus personenbedingten, verhaltensbedingten oder betriebsbedingten Gründen beendet.

Die Kündigung muss zudem eindeutig formuliert sein und darf keinen Raum für Interpretation oder Missverständnisse lassen. In der Kündigungserklärung muss deshalb klar zum Ausdruck gebracht werden, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird und zu welchem Zeitpunkt. Die Kündigung sollte einen Hinweis auf die Meldepflicht enthalten. Um eine Kürzung oder Sperrung des Arbeitslosengeldes zu vermeiden, sollte der zu kündigende Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, sich arbeitssuchend zu melden. Fehlt dieser Hinweis, führt das zwar nicht zur Unwirksamkeit der Kündigung, könnte aber rückwirkend einen Schadensersatzanspruch gegenüber dem Arbeitgeber begründen.

 

5.   Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung 

Der Arbeitgeber muss nach Ende des Arbeitsverhältnisses dem entlassenen Arbeitnehmer eine Arbeitsbescheinigung ausstellen, damit dieser bei Bedarf Arbeitslosengeld beantragen kann. Grundsätzlich muss er das aber nur tun, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitsagentur dies verlangen. Wichtig ist dann, dass die Arbeitsbescheinigung korrekt und rechtzeitig ausgestellt wird.

Wann gilt eine Kündigung als fristgerecht zugestellt?

Eine Kündigung gilt als fristgerecht zugestellt, wenn sie innerhalb der vertraglich oder gesetzlich festgelegten Frist beim Empfänger eingeht. Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, wie er dem zu kündigenden Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben zukommen lassen möchte. Er kann das Schreiben zum Beispiel persönlich und in Anwesenheit von Zeugen übergeben oder sich den Empfang bestätigen lassen, zum Beispiel per Einschreiben mit Rückschein. In jedem Fall muss er aber nachweisen können, dass die Kündigung tatsächlich zugegangen ist. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der Arbeitnehmer behauptet, das Kündigungsschreiben nicht erhalten zu haben.

Wann muss der Arbeitgeber eine Kündigungsbestätigung ausstellen?

Die Ausstellung einer Kündigungsbestätigung kann von Bedeutung sein, wenn es um die Einhaltung von Kündigungsfristen geht – sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Denn nach § 130 BGB wird eine Kündigung erst dann wirksam, wenn sie dem Empfänger zugegangen ist. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Kündigungsbestätigung nicht. Sie kann aber sinnvoll sein, um unter Umständen nachweisen zu können, dass die Kündigungsfrist eingehalten wurde.

Benötigt dein Unternehmen Unterstützung bei einer ordentlichen Kündigung? 

Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen unfreiwillig verlassen muss, besteht in der Regel Konfliktpotenzial. Wird etwa eine unwirksame Kündigung ausgesprochen, kann der betroffene Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Erhalt der Kündigung gegen das Unternehmen klagen. Dies kann für ein Unternehmen mit erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken verbunden sein.

twinwin kann dich in solchen Fällen bestmöglich entlasten, denn unsere Module sind genau auf die Anforderungen der Personalarbeit zugeschnitten. Unser Frage & Antwort-Modul bietet dir verlässliche Informationen zu allen arbeitsrechtlichen Themen und kann dich zum Beispiel unterstützen, wenn das Thema Kündigung in deinem Unternehmen aktuell wird.

Unser Trennungs-Manager bietet dir Soforthilfe bei risikoreichen Themen wie Kündigungen. Denn wenn du tatsächlich die Kündigung eines Mitarbeiters in Erwägung ziehst, empfehlen wir dir dringend, den Trennungs-Manager zu nutzen, um eine Risikobewertung für eine mögliche Trennung, zusätzliche Informationen, nützliche Tipps und Best Practices zu erhalten. In unserem Vorlagenpool findest du zudem eine rechtssichere und aktuelle Kündigungsvorlage.

Bei Bedarf können wir auch eine nahtlose Übergabe an sorgfältig ausgewählte Partnerkanzleien gewährleisten, die sich aus Spezialisten im Arbeitsrecht zusammensetzen und dir durch attraktive vorverhandelte Stundensätze rechtliche Unterstützung bieten können.