Betriebsbedingten Kündigung: Alles Wichtige

Die Auslöser für eine betriebsbedingte Kündigung können unterschiedlich sein: Die Auftragslage hat sich drastisch verschlechtert, die Organisation wird umstrukturiert oder ganze Arbeitsbereiche werden geschlossen. Die Folge: Arbeitsplätze fallen weg und der Arbeitgeber muss sich von einem oder mehreren Arbeitnehmern trennen. Wie der Name schon sagt, liegen die Gründe für eine betriebsbedingte Kündigung im Verantwortungsbereich des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer trägt also keine Mitverantwortung wie etwa bei einer personen- oder verhaltensbedingten Kündigung. Entsprechend hoch ist das Risiko, dass ein Arbeitnehmer nach einer betriebsbedingten Kündigung eine Kündigungsschutzklage einreicht. HR und Arbeitgeber sollten darauf vorbereitet sein und daher alle rechtlichen Anforderungen an eine solche Kündigung berücksichtigen.

In diesem Artikel erfährst du, worauf die Personalabteilung bei einer betriebsbedingten Kündigung achten muss, welche rechtlichen Fallstricke lauern und welche Vorgehensweise empfohlen wird.

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Was ist eine betriebsbedingte Kündigung?

Der Arbeitgeber kann ein Arbeitsverhältnis betriebsbedingt kündigen, wenn dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen (§ 1 Abs. 2 Kündigungsschutzgesetz (KSchG)), die eine Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers für den Betrieb oder das Unternehmen unzumutbar machen. Dahinter steht in der Regel eine konkrete unternehmerische Entscheidung, die inner- oder außerbetriebliche Ursachen hat und dazu führt, dass ein oder mehrere Arbeitsplätze im Betrieb oder Unternehmen dauerhaft wegfallen. 

Das bedeutet auch, dass der Arbeitgeber die Arbeitnehmer nicht vorsorglich entlassen darf. Beabsichtigt der Arbeitgeber also lediglich, etwa aufgrund wirtschaftlicher Probleme eine Abteilung auszulagern, dann kann er den betroffenen Arbeitnehmern keine betriebsbedingte Kündigung aussprechen. In so einem Fall wäre sie unwirksam.

In der Regel wird bei dringenden betrieblichen Gründen eine ordentliche Kündigung ausgesprochen. Eine außerordentliche Kündigung aus betriebsbedingten Gründen kommt für den Arbeitgeber zwar unter Umständen in Betracht, aber nur dann, wenn eine ordentliche Kündigung nicht möglich ist (z.B. bei unkündbaren Arbeitnehmern) und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer trotz fehlender Beschäftigungsmöglichkeit weiterhin bezahlen müsste. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitsplatz oder ein ganzer Arbeitsbereich weggefallen ist und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer trotz Einsatzes aller zumutbaren Mittel nicht weiterbeschäftigen kann.

Rechtliche Grundlagen für betriebsbedingte Kündigungen

Den rechtlichen Rahmen für betriebsbedingte Kündigungen bildet das Kündigungsschutzgesetz. Es greift, wenn ein Arbeitnehmer länger als sechs Monate ununterbrochen in dem Betrieb oder Unternehmen tätig ist (§ 1 Abs. 1 KSchG) und dort regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt werden (§ 23 Abs. 1 KSchG).

Unterliegt also ein Arbeitsverhältnis dem Kündigungsschutz, so kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nur dann wirksam beenden, wenn er einen wichtigen Grund dafür hat, der die Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG sozial rechtfertigt. Als wichtige Gründe nennt das Kündigungsschutzgesetz personenbedingte, verhaltensbedingte und betriebsbedingte Gründe. 

Findet das Kündigungsschutzgesetz auf ein Arbeitsverhältnis keine Anwendung, braucht der Arbeitgeber grundsätzlich keinen Kündigungsgrund anzugeben, sondern muss lediglich die Kündigungsfrist einhalten.

Voraussetzungen von betriebsbedingten Kündigungen

Damit eine betriebsbedingte Kündigung wirksam ist, muss der Arbeitgeber bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Hält er sich nicht daran, riskiert er, dass sich Arbeitnehmer gegen die Kündigung wehren und eine Kündigungsschutzklage einreichen.

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Betriebliche Gründe für den Personalabbau müssen vorliegen

Der Arbeitgeber kann nur aus dringenden betrieblichen Gründen betriebsbedingt kündigen. Eine schlechte Auftragslage allein reicht nicht aus, um eine betriebsbedingte Kündigung zu rechtfertigen. Erst wenn der Arbeitgeber entsprechend reagiert, indem er beispielsweise den Betrieb oder das Unternehmen umstrukturiert und dadurch der Bedarf an Arbeitskräften sinkt und Stellen wegfallen, kann er Mitarbeitern betriebsbedingt kündigen. Anders als bei einer personenbedingten oder verhaltensbedingten Kündigung trägt der Arbeitnehmer hier keine Mitverantwortung. 

Für den Kündigungsschutz spielt es übrigens keine Rolle, ob die Entscheidung zur Umstrukturierung aufgrund wirtschaftlicher Probleme getroffen wurde oder ob sie überhaupt betriebswirtschaftlich sinnvoll ist. Entscheidend ist vielmehr, dass die Entscheidung nachvollziehbar dargelegt ist. Der Arbeitgeber kann also genauso gut zu solchen Maßnahmen greifen, wenn es dem Betrieb oder Unternehmen wirtschaftlich gut geht. Denn wenn die unternehmerische Maßnahme zur Folge hat, dass bestimmte Abteilungen wegfallen und deshalb nicht mehr so viele Mitarbeitende wie bisher benötigt werden, kann er zum Mittel der betriebsbedingten Kündigung greifen.

Die Gründe für eine betriebsbedingte Kündigung sind vielfältig, wobei der Arbeitgeber eine betriebsbedingte Kündigung mit innerbetrieblichen oder außerbetrieblichen Gründen rechtfertigen kann.

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Beispiele für innerbetriebliche Gründe

Bei einer Kündigung aus innerbetrieblichen Gründen beruft sich der Arbeitgeber auf Maßnahmen, die den Betriebsablauf verändern und dadurch zum Wegfall von Arbeitsplätzen führen.

• Änderung oder Einstellung der Produktion
• Verlagerung oder Verringerung der Produktion
• Einführung neuer Produktionsmethoden/-verfahren, die menschliche Arbeitskraft ersetzen
• Anschaffung neuer Maschinen
• Umstrukturierung oder Zusammenlegen von Abteilungen
• Auslagerung von Arbeitsprozessen/Aufgaben, z.B. an Freiberufler oder externe Firmen wie Zeitarbeitsfirmen
• Abbau von Schichtarbeit
• Restrukturierung
• Schließung von Standorten oder Niederlassungen (Filialen)
• Stilllegung des Betriebs oder Unternehmens bzw. einer Filiale
• Insolvenz

Beispiele für außerbetriebliche Gründe

Bei einer Kündigung aus außerbetrieblichen Gründen reagiert der Arbeitgeber mit dem Personalabbau in der Regel auf Umstände, die von außen auf den Betrieb oder das Unternehmen einwirken.

• Auftragsmangel oder Auftragsrückgang
• Umsatzrückgänge
• Absatzschwierigkeiten
• mangelnde Rentabilität (wegen zu hoher Kosten)
• Rohstoffmangel (Verknappung oder Verteuerung)
• Streichung von Hausmitteln im öffentlichen Dienst
• Verlust von Subventionen oder Drittmitteln
• Veränderungen der Marktstruktur

Wichtig zu wissen: Vorübergehende Schwankungen in der Auftragsentwicklung reichen nicht aus, um einen Personalabbau sozial zu rechtfertigen. Die Auftragslage muss sich drastisch verschlechtern. Unter Umständen muss der Arbeitgeber nachweisen, inwieweit die externen Ursachen ihn zum Personalabbau gezwungen haben.

Dringlichkeit muss gegeben sein

Eine betriebliche Kündigung muss immer „dringlich“ und das letzte Mittel sein, zu dem der Arbeitgeber greift. Wird zum Beispiel wegen der Schließung einer Abteilung ein Arbeitnehmer nicht mehr benötigt, muss der Arbeitgeber vor einer Kündigung prüfen, ob die Möglichkeit auf eine Weiterbeschäftigung an anderer Stelle im Betrieb oder Unternehmen besteht. Dies wiederum bedeutet, dass die andere Stelle mit den bisherigen Aufgaben des Arbeitnehmers vergleichbar sein sollte. Erst wenn die Prüfung ergibt, dass es auch bei entsprechender Weiterbildung oder Schulung keine Alternative wie etwa eine Versetzung gibt und die Beschäftigungsmöglichkeit für den Arbeitnehmer dauerhaft entfällt, kann der Arbeitgeber eine betriebsbedingte Kündigung aussprechen. 

Interessenabwägung 

Bei einer betriebsbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber eine Interessenabwägung vornehmen. Das heißt, es muss abgewogen werden, ob das betriebliche Interesse des Arbeitgebers an der Kündigung oder das Interesse des Arbeitnehmers an der Weiterbeschäftigung überwiegt. In der Praxis kommt der Interessenabwägung bei der betriebsbedingten Kündigung im Gegensatz zur personen- und verhaltensbedingten Kündigung eine geringere Bedeutung zu. Denn wie bereits erwähnt, kommt es in der Regel nicht darauf an, was zu der unternehmerischen Entscheidung geführt hat, sondern auf deren Auswirkungen. Deshalb steht bei der betriebsbedingten Kündigung die Sozialauswahl im Vordergrund.

Korrekte Sozialauswahl durchführen

Kommen mehrere Arbeitnehmer für eine betriebsbedingte Kündigung infrage, kann der Arbeitgeber nicht einfach auswählen, welche Arbeitnehmer zuerst gehen müssen. Er muss bei der Auswahl der zu kündigenden Mitarbeitenden soziale Kriterien berücksichtigen, damit die betriebsbedingte Kündigung nach § 1 Abs. 3 – Abs. 5 KSchG sozial gerechtfertigt ist. Diesen Vorgang bezeichnet man als Sozialauswahl.

Welche Rolle spielt die Sozialauswahl bei betriebsbedingten Kündigungen?

Das Gesetz schreibt dem Arbeitgeber vor, eine Sozialauswahl zu treffen, wenn Arbeitsplätze dauerhaft wegfallen und eine anderweitige Beschäftigung der betroffenen Arbeitnehmer im Unternehmen nicht möglich ist. Die Personalabteilung muss dann persönliche Merkmale als soziale Kriterien heranziehen, um zu entscheiden, welche Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen müssen. Zu diesen Sozialkriterien gehören:

• die Dauer der Betriebszugehörigkeit
• das Lebensalter
• gesetzliche Unterhaltspflichten
• ggf. Schwerbehinderung

Damit will der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Kündigungen sozial gerecht verteilt sind und bestimmte Arbeitnehmergruppen nicht benachteiligt werden. Die Sozialauswahl regelt deshalb, nach welchen objektiven Gesichtspunkten die zu kündigenden Arbeitnehmer bestimmt werden sollen.

In der Praxis bedeutet das in vielen Fällen, dass ein junger, lediger und gesunder Kollege, der erst seit Kurzem im Unternehmen ist, eher gehen muss als ein älterer Kollege, der schon viele Jahre im Unternehmen arbeitet und dazu noch Unterhaltspflichten hat.

Was müssen HRler bei der Sozialauswahl beachten?

Die Personalabteilung muss zunächst alle Arbeitnehmer ermitteln, die von einem Stellenabbau betroffen sein könnten und damit auswahlrelevant sind. Dabei bildet sie sog. Vergleichsgruppen, das heißt, die ausgewählten Arbeitnehmer müssen aufgrund ihrer Qualifikation und ihrer bisherigen Tätigkeit miteinander vergleichbar und grundsätzlich austauschbar sein (§ 1 Abs. 3 KSchG).

Häufig wird dann ein Punktesystem verwendet, um die Arbeitnehmer zu ermitteln, die am wenigsten schutzbedürftig sind. Bei diesen Mitarbeitern geht man davon aus, dass ihnen eine Kündigung am wenigsten schaden würde. Zur Ermittlung dieser Arbeitnehmer werden für die oben genannten Kriterien Sozialpunkte vergeben, zum Beispiel pro vollendetes Lebensjahr ein Punkt, pro Beschäftigungsjahr zwei Punkte, pro unterhaltsberechtigte Person fünf Punkte usw. Anschließend wird die Gesamtpunktzahl für jeden betroffenen Arbeitnehmer ermittelt und die Rangfolge der sozialen Schutzbedürftigkeit festgelegt. In unserem angerissenen Beispiel würden die Arbeitnehmer mit einer geringen Punktzahl als weniger schutzbedürftig gelten und deshalb eher für eine Kündigung infrage kommen.

Wichtig zu wissen: Der Arbeitgeber kann in der Regel selbst festlegen, wie er die einzelnen Sozialkriterien gewichten möchte. Gibt es jedoch einen Betriebsrat im Betrieb oder Unternehmen, so muss dieser nach § 95 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei der Festlegung des Punktesystems einbezogen werden.

Können einzelne Mitarbeiter von der Sozialauswahl ausgenommen werden?

Nach § 1 Abs. 3 S. 2 KSchG kann die Personalabteilung unter bestimmten Voraussetzungen einzelne Mitarbeiter von der Sozialwahl ausnehmen, wenn diese über erfolgskritische Kenntnisse oder Zusatzqualifikationen verfügen, die ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an ihrer Weiterbeschäftigung begründen. Das kann zum Beispiel ein Mitarbeiter mit besonderen Sprach- oder Fachkenntnissen sein, den der Arbeitgeber nicht ersetzen kann.

Darüber hinaus gibt es Personengruppen, die einen besonderen Kündigungsschutz genießen, wie zum Beispiel Schwangere, Beschäftigte in Eltern- und Pflegezeit, schwerbehinderte Arbeitnehmer und Betriebsräte. Der Arbeitgeber muss die besonderen Verfahrensvorschriften, die für diese Personengruppen gelten, im Rahmen einer Kündigung beachten. Aus diesem Grund nehmen Personen aus diesen Gruppen in der Regel nicht an der Sozialauswahl teil, es sei denn, der Arbeitgeber hat vorher die Zustimmung der jeweiligen Behörde eingeholt.

Auch tariflich unkündbare Arbeitnehmer werden grundsätzlich nicht bei der Sozialauswahl berücksichtigt.

Wann ist eine betriebsbedingte Kündigung auf jeden Fall unwirksam?

Die Personalabteilung muss einiges beachten, wenn im Betrieb oder Unternehmen betriebsbedingte Kündigungen anstehen. Denn bei einer betriebsbedingten Kündigung lauern einige Fallstricke. Unterläuft der Personalabteilung ein Fehler, kann die Kündigung unwirksam sein und es droht eine Kündigungsschutzklage, wenn sich der Arbeitnehmer gerichtlich gegen die Kündigung wehrt.

Betriebsbedingte Kündigungen können aus verschiedenen Gründen unwirksam sein, zum Beispiel:

• Die Begründung fehlt oder ist unzureichend: Es reicht nicht aus, einen Umsatzrückgang oder eine schlechte Auftragslage als Kündigungsgrund anzugeben. Vielmehr muss der Arbeitgeber konkrete Maßnahmen beschlossen haben und nachvollziehbar darlegen können, warum diese Maßnahmen zum Wegfall konkreter Arbeitsplätze führen. Kann er dies nicht, wäre die Kündigung unwirksam.
• Eine Weiterbeschäftigung wäre möglich gewesen: Gibt es zum Zeitpunkt der Kündigung einen freien Arbeitsplatz im Unternehmen, für den der gekündigte Arbeitnehmer – zum Beispiel auch nach einer geeigneten Umschulungs- oder Fortbildungsmaßnahme – infrage käme, wäre die Kündigung unwirksam. Dies gilt auch für Arbeitsplätze, die während der Kündigungsfrist frei werden, zum Beispiel weil ein Kollege zwischenzeitlich in Rente geht.
• Die Sozialauswahl ist nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden: Hat der Arbeitgeber bei der Sozialauswahl die relevanten sozialen Gesichtspunkte nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt, ist die Kündigung auch bei Vorliegen dringender betrieblicher Gründe unwirksam.
• Betriebsrat wurde nicht oder nicht ordnungsgemäß angehört: Eine betriebsbedingte Kündigung ist unwirksam, wenn im Betrieb oder Unternehmen ein Betriebsrat besteht und dieser vor der Kündigung nicht oder nicht ordnungsgemäß angehört wurde.
• Der Sonderkündigungsschutz wurde missachtet: Das Gleiche gilt, wenn der Arbeitgeber vor der Kündigung eines Mitarbeiters mit besonderem Kündigungsschutz nicht die Zustimmung der zuständigen Behörde eingeholt hat (zum Beispiel die Zustimmung des Integrationsamtes bei schwerbehinderten Arbeitnehmern).
• Formale Vorschriften wurden nicht eingehalten: Der Arbeitgeber muss eine ordentliche Kündigung immer schriftlich (§ 623 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)), also in Briefform, übermitteln und eigenhändig unterschreiben. Schickt er sie per E-Mail oder erklärt sie per WhatsApp, reicht das für eine wirksame Kündigung nicht aus. Ebenso muss der Arbeitgeber die vorgeschriebenen Kündigungsfristen einhalten, damit die Kündigung wirksam ist. Insbesondere bei der Entlassung mehrerer Mitarbeiter ist auf die Kündigungsfristen zu achten, da sich diese mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängern.

Abfindung bei betriebsbedingter Kündigung: Haben Arbeitnehmer Anspruch darauf?

Grundsätzlich besteht bei einer Kündigung kein gesetzlicher Anspruch auf eine Abfindung. Besteht etwa ein Sozialplan, welches dazu dienen soll den Arbeitnehmer schützen und die Auswirkungen gering zu halten, kann dieser einen Anspruch darauf haben, wenn die Kündigung auf dessen Grundlage erfolgt und in diesem Vereinbarungen über eine Abfindung getroffen wurden.   Besteht keine Sozialplanabfindung, kann diese individuell mit dem Arbeitgeber ausgehandelt werden. Zudem kann der entlassene Arbeitnehmer nach § 1a KSchG  Anspruch auf eine Abfindung haben, wenn er auf eine Kündigungsschutzklage verzichtet.  Ein Arbeitnehmer hat drei Wochen Zeit, sich gegen die Kündigung zu wehren und Klage zu erheben. Lässt er diese dreiwöchige Frist jedoch verstreichen, kann er eine Abfindung beanspruchen. Das Kündigungsschreiben muss jedoch einen Hinweis darauf enthalten.

Die Höhe der Abfindung ist gesetzlich auf einen halben Bruttomonatsverdienst pro Beschäftigungsjahr festgelegt (§ 1a Abs. 2 KSchG). Der Arbeitgeber kann aber auch eine höhere Abfindung zahlen. Je nachdem, was der Arbeitsvertrag regelt, können auch Sachleistungen wie die Überlassung eines Firmenwagens bei der Abfindung eine Rolle spielen (§ 10 Abs. 3 KSchG).

Abfindung bei Insolvenz

Bei einer Insolvenz kann der Betrieb oder das Unternehmen seinen finanziellen Verpflichtungen nicht mehr nachkommen und gilt als zahlungsunfähig. Kommt es infolgedessen zum Beispiel zu internen Umstrukturierungen oder zur Schließung ganzer Arbeitsbereiche, kann dies zum Abbau von Arbeitsplätzen führen. Dann besteht die Möglichkeit einer betriebsbedingten Kündigung. Allerdings haben Arbeitnehmer auch im Insolvenzverfahren grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Abfindung. Ausnahmen können beispielsweise Sozialpläne oder vorherige individuelle Vereinbarungen sein. Eine Alternative ist zudem ein Aufhebungsvertrag, der in vielen Fällen eine Abfindung beinhaltet und auch das Risiko eines langwierigen Kündigungsschutzprozesses vermeidet.

Betriebsbedingte Kündigung ohne Abfindung

Bei einer betriebsbedingten Kündigung ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Abfindung zu zahlen, da, wie bereits erwähnt, kein gesetzlicher Anspruch darauf besteht. Bei einer Abfindung handelt es sich vielmehr um eine freiwillige Entschädigung dafür, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verliert und für die Kündigung nunmal nicht die Verantwortung trägt. Allerdings ist Vorsicht geboten: Erhebt der Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage und stellt sich im Prozess heraus, dass die Kündigung unwirksam ist, kann der Arbeitnehmer nicht nur die Entlassung abwenden, sondern auch eine Abfindung aushandeln.

Für den Arbeitgeber ist es deshalb ratsam, sich bei betriebsbedingten Kündigungen immer rechtlich beraten zu lassen.

Wie sollte HR eine betriebsbedingte Kündigung kommunizieren?

Für ein Unternehmen ist es immer eine schwierige Angelegenheit, einen oder mehrere Mitarbeiter zu entlassen. Grundsätzlich ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber und Personalabteilung für diesen Schritt Zeit nehmen und den Trennungsprozess professionell und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gestalten. Unser Trennungs-Manager bietet dir Soforthilfe bei einem so risikoreichen Thema wie einer betriebsbedingten Kündigung. Du erhältst eine automatische Risikobewertung für eine mögliche Trennung sowie nützliche Tipps und Best Practices, um den Prozess für beide Seiten angenehm zu gestalten.

Ein gelungenes Offboarding, das den ausscheidenden Mitarbeiter einfühlsam und respektvoll begleitet, ist ebenfalls empfehlenswert. Denn eine betriebsbedingte Kündigung trifft Arbeitnehmer in vielen Fällen eher unvorbereitet.

Wichtig ist zudem, dass der Arbeitgeber eine Kündigung immer eindeutig und direkt kommuniziert, um Missverständnisse oder Unklarheiten zu vermeiden. Wohlwollende Formulierungen sind wichtig und zeigen Einfühlungsvermögen, dürfen aber die Klarheit der Botschaft nicht beeinträchtigen. Es empfiehlt sich daher, das Kündigungsgespräch in Anwesenheit eines Zeugen zu führen.

Darüber hinaus sollte der Arbeitgeber eine betriebsbedingte Kündigung grundsätzlich schriftlich erklären und auf den ordnungsgemäßen Zugang der Kündigung achten. Denn eine Kündigung ist erst dann wirksam, wenn sie dem Empfänger zugegangen ist. Es ist ratsam, dem Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben in Anwesenheit eines oder mehrerer Zeugen zu überreichen und sich den Empfang bestätigen zu lassen. Denn der Arbeitgeber muss im Streitfall beweisen, dass der Arbeitnehmer die Kündigung fristgerecht erhalten hat.

Das Thema betriebsbedingte Kündigung ist äußerst komplex und der Arbeitgeber muss einiges beachten. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Eine betriebsbedingte Kündigung liegt vor, wenn der Arbeitsplatz aus dringenden betrieblichen Gründen wegfällt.
• Zum Zeitpunkt der Kündigung muss feststehen, dass der Arbeitsplatz dauerhaft wegfällt und keine Weiterbeschäftigungsmöglichkeit auf einem anderen Arbeitsplatz besteht.
• Im Streitfall muss der Arbeitgeber die Maßnahmen zum Personalabbau gut begründen und belegen können.
• Kommen mehrere Arbeitnehmer für eine betriebsbedingte Kündigung infrage, muss der Arbeitgeber eine Sozialauswahl treffen.
• Der Arbeitgeber kann eine Abfindung anbieten, wenn der zu kündigende Mitarbeiter auf eine Kündigungsschutzklage verzichtet.