Homeoffice vs. mobile Arbeit - Wo liegt der Unterschied?

Seit Beginn der COVID-19-Krise gewinnt das Homeoffice als Option die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen, immer mehr an Beliebtheit. Demnach hat sich der Anteil der Unternehmen mit Homeoffice-Nutzung auf 61% vergrößert. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig zusammen Wege zu entwickeln, die eine Balance zwischen Arbeitgeberpflichten und Arbeitnehmerinteressen schaffen. Wo das Homeoffice dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen mehr Flexibilität und Freiheit bieten kann, entstehen auch für beide Seiten neue Herausforderungen. 

Zudem ist oft nicht bekannt, dass Homeoffice nicht gleich Homeoffice ist. In Wahrheit gibt es verschiedene Modelle, mit jeweils eigenen Bedingungen, die unterschiedliche Risiken birgen. Was zeichnet diese Modelle aus und was muss man bei der Umsetzung einer eigenen Unternehmensrichtlinie zu “Homeoffice” beachten? 
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Was zeichnet die verschiedenen Formen des “Homeoffice” aus? 

Der Begriff “Homeoffice” bezeichnet in der Umgangssprache meist die Telearbeit, bei der die Arbeit grundsätzlich im Privatbereich, also von zu Hause, verrichtet wird. Zudem gibt es auch die alternierende Telearbeit, die inoffizielle Lightversion des Homeoffice, sozusagen. Hierbei besteht eine Mixtur aus Homeoffice und Präsenz im Büro und die Büroplätze werden meistens abwechselnd von mehreren Mitarbeitern genutzt. 

Zuletzt gibt es noch die Option der mobilen Arbeit, welche oft als “remote work” bezeichnet wird. Die mobile Arbeit beschreibt das ortsungebundene Arbeiten des Angestellten, teils zu Hause, im Zug, in Cafes oder “Co-Working Spaces”. Man könnte also sagen der Arbeitsplatz bewegt sich mit dem Arbeitnehmer. ‍

Welche Bedingungen gelten?

Kosten ‍

In der Telearbeit muss der Homeoffice-Arbeitsplatz dieselben gesetzlichen Anforderungen erfüllen wie der betriebliche Arbeitsplatz (ArbStättV). Das heißt, dass Ruhe und Höchstarbeitszeiten beachtet werden müssen, der Heimarbeitsplatz vom Arbeitgeber ausgestattet werden muss, er einer Gefährdungsbeurteilung unterliegt und gegebenenfalls ein Aufwendungsersatzanspruch für Strom, Miete oder Nebenkosten besteht. Hier ist zu empfehlen, Rat bei einem Steuerberater einzuholen und zu prüfen, ob diese Kosten für den Arbeitnehmer steuerlich absetzbar sind.

Die Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes erfolgt grundsätzlich durch den Arbeitgeber. Zur möglichen Ausstattung gehören zum Einen technische Geräte wie Laptops, Mobiltelefone oder Drucker, zum Anderen aber auch das Mobiliar, was einen bequemen Bürostuhl oder Schreibtisch beinhalten kann. Diese Kosten werden meist durch einen pauschalen Betrag im Arbeitsvertrag bzw. der Änderungsvereinbarung (siehe hier für eine Vorlage einer Änderungsvereinbarung) geregelt.

Ein Vorteil für den Arbeitnehmer: je nach Modell können die Kosten für das Arbeitszimmer von der Steuer abgesetzt werden können. Der absetzbare Betrag beschränkt sich bei der alternierenden Telearbeit auf lediglich 1.250,00 € pro Jahr. Wer komplett von zu Hause aus arbeitet, kann die Kosten für das Arbeitszimmer unbegrenzt von der Steuer absetzen. Voraussetzung für eine steuerliche Absetzbarkeit ist in jedem Fall, dass das Arbeitszimmer wie ein Büro eingerichtet ist und ausschließlich beruflich genutzt wird. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer ist also nicht absetzbar!

Im Gegensatz hierzu kann das mobile Arbeiten die kostengünstigere Alternative darstellen, da lediglich mobile Endgeräte zur Verfügung gestellt werden müssen. ‍

Arbeitsschutz

‍Sowohl in der Telearbeit als auch beim mobilen Arbeiten gilt grundsätzlich der gesetzliche Arbeitsschutz. Der Arbeitnehmer ist allerdings der Kontrolle des Arbeitgebers weitestgehend entzogen. So birgt die ständige Verfügbarkeit durch den mobilen Arbeitsplatz die Gefahr, die gesetzlich vorgeschriebene Höchstarbeitszeit zu überschreiten und insbesondere z.B. Ruhezeiten nicht einzuhalten.

Deshalb ist es hier empfehlenswert Systeme einzurichten, die die Arbeitssicherheit des Arbeitnehmers gewährleisten, wie die Einführung von Kernarbeitszeiten, in denen der Arbeitnehmer grundsätzlich zu erreichen sein sollte. 

Datenschutz

Sich nur auf Vertrauen zu verlassen reicht beim Thema Datenschutz nicht, denn hier gilt Vorsicht sowohl bei der Telearbeit als auch bei dem mobilen Arbeiten. Dennoch mag in der Telearbeit das Risiko zu Datenschutzverstößen geringer sein, weil in einem festen Umfeld fernab von Dritten gearbeitet wird. Beim mobilen Arbeiten, besteht eine höhere Gefahr, dass Dritte Einsicht auf den Bildschirm haben oder Gespräche mitgehört werden. Prinzipiell sollte daher vorher ausdrücklich geregelt werden, welche Vorkehrungen zu treffen sind, um genau dies zu vermeiden. Gegebenenfalls, kann der Arbeitgeber hierzu eine Bildschirmfolie oder ein Headset zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können die Arbeitnehmer, insofern auf Datensicherheit unterwiesen werden, als dass etwa keine Kundennamen bei Telefonaten genannt werden dürfen oder Namen und andere sensible Daten anonymisiert werden. Zudem sind weitergehende Regelungen zu Datensicherheit, Nutzerverhalten, Zugriffsrechten etc. zu klären. So sollten private von betrieblichen Daten idealerweise strikt getrennt und eine private Nutzung der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel oder elektronischen Endgeräten beschränkt werden. Schließlich sind Mitarbeiter verpflichtet, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse auch zu Hause oder bei mobiler Arbeit zu wahren. Daher ist es ratsam hierauf gesondert hinzuweisen.

Was gilt es noch zu beachten und in der Homeoffice-Richtlinie zu regeln?

Kann der Arbeitgeber zu Besuch kommen? 

Der Arbeitgeber darf nicht unangemeldet seine Mitarbeiter in der eigenen Wohnung besuchen, da Arbeitnehmern und ihren Mitbewohnern das Hausrecht zusteht (Schutz der eigenen Wohnung gemäß Art. 13 GG). Da aber Arbeitsschutz auch daheim gilt, sofern Telearbeit vereinbart wurde, muss der Arbeitgeber mithilfe einer Gefährdungsbeurteilung sicherstellen, dass seine Mitarbeiter auch am Bildschirmarbeitsplatz zuhause ihre Gesundheit nicht gefährden und handelt sogar ordnungswidrig, wenn er sich an diese gesetzliche Vorgabe nicht hält. Darüber hinaus gilt wie oben dargestellt die Einhaltung des Datenschutzes und die diesbezügliche Überwachung auch im Homeoffice.

Damit ist dringend zu empfehlen, diesen komplexen Umstand in der Zusatzvereinbarung oder internen Homeoffice-Richtlinie zu regeln.  Die Zustimmung des Arbeitnehmers ist dahingehend einzuholen, so dass der heimische Arbeitsplatz nach Absprache zum Zwecke der Gefährdungsbeurteilung oder der Überwachung der Einhaltung von  Datenschutzbestimmungen durch den Arbeitgeber oder seinen Verantwortlichen (z.B. Betriebsarzt, SiFa, Datenschutzbeauftragter) betreten werden kann. 

Mitbewohner sind vom Arbeitnehmer entsprechend zu informieren und müssen grundsätzlich auch zustimmen.

Muss der Vermieter darüber informiert werden, dass die Wohnung zum Arbeitsplatz umfunktioniert wurde?

Heutzutage ist durch die Digitalisierung  für viele Berufe ein Arbeiten von zuhause leicht umsetzbar. Allerdings sind Wohnungen grundsätzlich zum Wohnen da. Das heißt, der Arbeitnehmer darf nicht ohne weiteres die Wohnräume zu gewerblichen Zwecken nutzen. Die Zustimmung des Vermieters wird demnach benötigt, wenn die heimische Tätigkeit als gewerbliche Nutzung der Wohnung durch Kunden oder Warenlieferungen Außenwirkung hat, wenn bauliche Veränderungen für die Tätigkeit zuhause durchgeführt werden sollen oder aber wenn Nachbarn wegen erhöhtem Lärm, Geruch oder hoher Besucherfrequenz belästigt werden könnten. Beispiele hierfür sind Gitarrenunterricht in der Mietwohnung, Tagesmutter für mehrere Kleinkinder oder Agenturtätigkeit mit hohem Besucheraufkommen.

Die Zustimmung des Vermieters ist hingegen regelmäßig nicht erforderlich bei beruflichen Bürotätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer, z.B. Homeoffice von Arbeitnehmern, künstlerische, buchhalterische oder Schreibtätigkeiten von Schriftstellern, Lehrern, Übersetzern, Gutachtern etc., solange sie keine Beeinträchtigung für Nachbarn darstellen oder Außenwirkung haben.

5 Tipps zum Umgang mit Homeoffice und mobiler Arbeit

• Definiere klar ob die Tätigkeit vollständig oder teilweise in Telearbeit (also im echten Homeoffice) oder mobil verrichtet werden soll.
• Lege einen pauschalen Betrag zur Deckung der Kosten des Homeoffice im Arbeitsvertrag oder der Änderungsvereinbarung fest. 
• Setze Kernzeiten, zu denen der Arbeitnehmer stetig erreichbar sein sollte. 
• Unterstütze bei der Einrichtung einer Bildschirmsperre oder stelle ein Headset oder eine Bildschirmfolie zur Verfügung.
• Weise erneut auf einzuhaltende Ruhezeiten und maximale Arbeitsstunden hin um die Mitarbeiter durch gesundheitsfördernde Maßnahmen zu unterstützen und für ein ausgewogenes, wenn auch digitales, Arbeitsumfeld und eine gesunde und motivierende Unternehmenskultur zu sorgen.